Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd beslutade den 24 mars 2021 om rättelseföreläggande och byggsanktionsavgift avseende fastigheten Vallen 1:48 i Sandvikens kommun. Beslutet om rättelseföreläggande och byggsanktionsavgift överklagades av fastighetsägarna. I beslut den 12 maj 2021 avvisade nämnden överklagandet på den grunden att överklagandet hade inkommit för sent.
Uppdatering 240103: Målet har nu varit uppe i Högsta domstolen. Vad HD kom fram till kan du läsa här: Högsta domstolen säger sitt om spamfiltret som sinkade överklagan – N&V 2-24
Klagandena överklagade nämndens avvisningsbeslut till Länsstyrelsen i Gävleborgs län, som i beslut den 24 maj 2021 avslog överklagandet. Länsstyrelsens avslagsbeslut överklagades därefter till mark- och miljödomstolen, som även de avslog överklagandet.
Mark- och miljööverdomstolen har därefter i beslut den 3 augusti 2021 undanröjt mark- och miljödomstolens dom (mål nr P 9221-21) och återförvisat målet för fortsatt behandling eftersom domstolen inte beaktat den nya utredning som fastighetsägarna gett in och åberopat och till stöd för sitt överklagande.
Mark- och miljödomstolen beslutar då att med ändring av länsstyrelsens beslut upphäva Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnds beslut den 12 maj 2021 om avvisning och återförvisar ärendet till nämnden för fortsatt handläggning.
Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd överklagar till överdomstolen och yrkar att Mark- och miljööverdomstolen ska fastställa nämndens avvisningsbeslut.
Mark- och miljööverdomstolen
Mark- och miljööverdomstolen bedömer att nämnden har klagorätt.
Utredningen och frågan i målet
Sista dag för att överklaga nämndens beslut om rättelseföreläggande och byggsanktionsavgift var den 5 maj 2021. Överklagandet skickades av fastighetsägarna med e-post till nämnden den dagen kl. 23.57. Meddelandet kom fram till kommunens datanätverk någon sekund efter att det skickats.
På grund av den tekniska utformningen av systemet anvisades meddelandet till kommunens spamfilter där det förvarades i trettio minuter – en algoritm i systemet klassade meddelandet som osäkert och det placerades därför i en egen kö för kontroll av om fler meddelanden skulle komma från samma avsändare (ip-adress) och för att kartlägga om det var fråga om ett massutskick. Meddelandet skickades därefter vidare till nämndens elektroniska brevlåda och kom alltså fram dit den 6 maj 2022 kl. 00.27.
Frågan i målet är således om överklagandet, som skickades in till nämnden med e-post några minuter innan kl. 24.00 sista dagen för att överklaga, ska anses ha kommit in i rätt tid när det registrerats i kommunens datanätverk före den tidpunkten men blivit tillgängligt för nämndens personal först dagen efter på grund av att det fördröjts en halvtimme i myndighetens spamfilter.
Bestämmelserna om ankomstdagen för handlingar i 22 § förvaltningslagen
Enligt den förvaltningsrättsliga huvudregeln har en handling kommit in till en myndighet den dag som handlingen når myndigheten eller en behörig befattningshavare (se 22 § första stycket förvaltningslagen).
Huvudregeln, som gällt i förvaltningsförfarandet under lång tid, bygger på principen att avsändaren bör bära risken för att överföringen av ett meddelande till en myndighet inte fungerar eller att det kan komma att försenas. För vanliga postförsändelser innebär regeln att en handling som anländer till en myndighet före kl. 24.00 en viss dag, eller som före samma tidpunkt sorteras in i ett postfack eller en postbox som myndigheten disponerar på ett postkontor, ska anses som inkommen till myndigheten den dagen.
Detta gäller oberoende av om det finns personal på myndigheten som kan ta emot handlingen och oberoende av om myndigheten har tillträde till det utrymme där postfacket finns. (Se prop. 2016/17:180 s. 140.)
Det är upp till den enskilde att visa att till exempel ett överklagande har skickats i rätt tid till myndigheten och därtill att det också har kommit fram (se NJA 2010 s. 165 p. 5 och 6).
Huvudregeln har getts en teknikneutral utformning i huvudsaklig överensstämmelse med tryckfrihetsförordningens (TF) bestämmelser om inkomna handlingar (se TF 2:9 och TF 2:11). En elektronisk handling, som skickas till myndigheten genom dataöverföring i ett elektroniskt kommunikationsnätverk eller på annat liknande sätt, ska därför anses som inkommen när den finns tillgänglig för myndigheten eller en behörig befattningshavare på myndighetens server i datanätverket. (Se prop. 2016/17:180 s. 140 f. och 307; jfr dock 111 kap. 7 § socialförsäkringsbalken och prop. 2003/04:40 s. 50.)
Tryckfrihetsförordningens bestämmelser ska emellertid trygga ett fritt meningsutbyte genom att var och en ska kunna ta del av allmänna handlingar, det vill säga när enskilda har rätt att få ut en allmän handling från en myndighet. Bestämmelserna i förvaltningslagen grundar sig i att enskilda med rimlig grad av precision ska kunna avgöra när en handling – till exempel ett överklagande, en ansökan eller ett yttrande – ska betraktas som inkommen till en myndighet, detta för att i möjligaste mån undvika onödiga rättsförluster. Eftersom det i vissa lägen kan vara svårt att visa ankomsttiden har det införts bevislättnadsregler för vanliga postförsändelser i paragraf 22 andra och tredje styckena förvaltningslagen (se prop. 2016/17:180 s. 139 och 143 ff.).
Mark- och miljööverdomstolens bedömning
Det är utrett att fastighetsägarnas e-postmeddelande som innehöll överklagandet både har skickats och kommit fram till kommunens datanätverk sista dagen för att överklaga nämndens beslut om rättelseföreläggande och byggsanktionsavgift. På grund av den tekniska utformning som kommunen valt att ge systemet anvisades meddelandet till kommunens spamfilter, som kommunens it-kontor ansvarar för, och blev där fördröjt. Meddelandet vidarebefordrades till nämndens elektroniska brevlåda först nästa dag. Det finns inte skäl att ifrågasätta uppgiften om att handläggarna vid byggnadsnämnden inte har tillgång till meddelanden som förvaras i spamfiltret.
Det har inte framkommit att kommunen informerat om att meddelanden kan komma att försenas på grund av datasäkerhetsskäl.
En grundläggande tanke bakom bestämmelserna om ankomsttid för handlingar i förvaltningslagen – alltså att handlingen har kommit in till en myndighet den dag som handlingen når myndigheten – är att enskilda inte ska lida onödiga rättsförluster. Det ska vara möjligt för den enskilde att med en rimlig grad av säkerhet själv avgöra när en handling kommer att betraktas som inkommen. En ordning som i praktiken innebär att en myndighet skulle kunna fördröja ankomsttidpunkten för elektronisk post genom utformningen av de it-tekniska systemen, något som den enskilde knappast har insyn i, skulle hamna i strid med denna tanke.
Mot denna bakgrund bör, enligt Mark- och miljööverdomstolens mening, paragraf 22 § första stycket förvaltningslagen tillämpas på följande sätt i en situation som den förevarande. Om det är klarlagt att e-postmeddelandet som innehåller överklagandet registrerats som mottaget i ett datanätverk som administreras av den myndighet som meddelat det överklagade beslutet, ska överklagandet anses ha kommit in i rätt tid även om det till följd av systemets tekniska utformning är tillgängligt för behörig personal vid myndigheten först efter att klagotiden gått ut. För att undvika rättsförluster bör det inte heller ha någon betydelse om meddelandet försenas, till exempel av skäl som har med datasäkerheten att göra, genom att det först dirigeras till ett datanätverk vid en annan myndighet som är sammankopplad med den beslutande myndigheten.
Sammanfattningsvis bedömer Mark- och miljööverdomstolen att överklagandet av nämndens beslut om rättelseföreläggande och byggsanktionsavgift ska anses ha kommit in till nämnden redan vid den tidpunkt då e-postmeddelandet registrerades som mottaget i kommunens spamfilter. Överklagandet har därmed inkommit i rätt tid.
Beslut om ventil
Tillämpningen av bestämmelserna om ankomsttid för handlingar i förvaltningslagen paragraf 22 torde ha grundläggande betydelse vid enskildas kontakter med myndigheter. Motsvarande bestämmelser finns också i annan processuell lagstiftning. Det får därför anses vara av vikt för ledning av rättstillämpningen att målet prövas av Högsta domstolen.
Mark- och miljööverdomstolen tillåter att domen överklagas (se 5 kap. 5 § lagen, 2010:921, om mark- och miljödomstolar).
Mark- och miljööverdomstolen mår nr P 14061-21
Läs även: